När du läser den här sidan får du veta vad du ska tänka på för att din konferens ska bli så lyckad som möjligt. Du slipper att missa viktiga detaljer som skapar stress för dig senare.
När du ska ordna en konferens är det viktigt att du börjar med att klar gör för dig själv vad syftet är med konferensen. Vad är era mål med konferensen, vad vill ni uppnå? Hur kommer ni att arbeta? I grupper eller storkonferens?
När du har klart för dig vad målet är med konferensen kan du börja titta på detaljerna kring genomförandet. Det första är förstås att bestämma en tidpunkt för er konferens. Tänk på att vara ute i god tid för att så många som möjligt ska ha möjlighet att planera sitt deltagande innan konferensen.
När du vet hur många som ska vara med på konferensen kan det vara bra att fundera över vilken typ av konferensanläggning du ska boka. Hur många konferensrum behöver ni? Behöver ni övernattning? Vilken typ av möblering vill ni ha tillgång till?
Topp 5 sittningar för din konferens
1) Skolsittning
Du får en sittning som passar för utbildning. Fiskbensittning och halvmånsittning är varianter av skolsittning
2) Biosittning
Du får en bra sittning för seminarier och föreläsningar
3) Öar
Om du vill jobba mycket med grupparbeten. Du kan ibland välja mellan runda eller fyrkantiga bord
4) Styrelserum sittning
Din konferens har färre deltagare, t.ex. ett styrelsesammanträde
5) U-bordsittning
Du planerar ett möte eller någon typ av konferens
Titta innan du bestämmer dig
När du har valt ut ett par olika konferensanläggningar som du tror passar er så kan det vara en bra idé att åka och titta på anläggningen innan du slutgiltigen bestämmer dig.
Andra saker som du ska fundera på är transport till och från konferensen. Socialsamvaro under själva konferensen är viktig för att dina deltagare ska känna sig delaktiga och stärker samtidigt teamkänslan hos gruppen. Kanske vill du ordna med en gemensam middag på kvällen? Planera också för att ha viss ledig tid då dina deltagare kan umgås och återhämta sina krafter.
När du letar och pratar med olika konferensanläggningar kan det vara smart att ta in offert från ett par olika anläggningar. När du sedan jämför dina alternativ, tänk på att prisskillnaden kan avspegla en mängd olika faktorer. Allt ifrån standarden på anläggningen till hur mycket mat och fika som ingår i priset. Oftast får du ett pris per person och ett pris för totala kostnaden.
Var noga med att du också tar reda på vad som gäller om du måsta avboka din konferens.
Klicka här för att skaffa dig en överblick över dina valmöjligheter.